Funciones básicas de un software de Recursos Humanos con Gestión Documental y Firma Digital Integrada


04 Sep
04Sep

por Daniel Martín


Las herramientas de Gestión Documental son ya una gran oportunidad para mejorar el rendimiento y agilizar los procesos corporativos de cualquier organización. Una herramienta ya al alcance de cualquier responsable o del propio departamento de Recursos Humanos. No sólo es el aliado perfecto para adaptarse correctamente al RGPD, sino que a su vez son fundamentales (¿quién lo duda ya después de esta crisis sanitaria?) para una óptima transformación digital de las organizaciones; convirtiéndose así en una solución necesaria para la localización, gestión, salvaguarda, y almacenamiento de la información, además de posibilitar la automatización de ciertos procesos de Recursos Humanos. 

En línea con lo dicho, la digitalización de los procesos corporativos puede conllevar una serie de ventajas a la organización, entre las que se puede encontrar la posibilidad de conservar la información. Actualizar los formatos de los documentos ayudaría a la organización a avanzar en sus proyectos y funciones: desde la posibilidad de liberar espacio, hasta un trato más adecuado de la información y una gestión más eficiente de la misma; lo que conllevaría un aumento de los niveles de productividad de los empleados. 

Sin embargo, este proceso de digitalización tiene que venir acompañado de un cambio cultural y estructural real en la organización. 

Un software de Gestión Documental enfocado en la centralización y administración de los documentos internos de la empresa cubre gran parte de las necesidades tecnológicas de la empresa: la búsqueda y consulta de la información, el almacenamiento de datos, o la automatización de procesos propios de Recursos Humanos (nóminas, bajas, altas, DNI, Notas de Gastos, Documentos de Proyectos Interdepartamentales, etc). 

Aunque cualquier empresa de cualquier sector puede implementar este tipo de soluciones para gestionar cualquier documento relevante para la organización, Recursos Humanos saldrá directamente beneficiado de contar con un sistema de Gestión Documental acorde a sus necesidades. 


El centro y la esencia de la gestión documental es encontrar, archivar, crear y distribuir los documentos, y automatizar procesos de forma estandarizada y delimitada, con el consiguiente ahorro de costos, tiempo y espacio para la organización


Funciones básicas de un software de Recursos Humanos con Gestión Documental y Firma Digital Integrada

 

Mejorar el flujo de trabajo. Como ya hemos ido haciendo mención, el orden y la jerarquía de los documentos es el centro de una óptima gestión documental. 

De este modo, lograríamos mejorar el flujo de información, lo que conllevaría un ahorro de tiempo en la búsqueda, administración y manejo del mismo. Además, uno de los puntos  que permite mejorar esta función, es el entendimiento y reconocimiento por parte de los miembros de la estructura organizacional y de los procesos que se ejecutan en la empresa.

Un DMS convierte los flujos de trabajo en procesos más ágiles, productivos y eficientes dentro de la empresa. 

Este control del proceso corporativo permitirá seguir los documentos que aún no han sido abiertos, aquellos que están a expensas de comprobación, o incluso los que ya han sido firmados por el responsable (dependiendo de los niveles de supervisión que hayamos establecido).   

¿Firmar digitalmente los documentos con un software de Gestión Documental? Sí, claro que sí.  Implementar la firma digital en cada documento de forma automática es una función que muchos sistemas de gestión documental suelen dejar de lado. Pero lo cierto es que, de esta manera, la empresa y el empleado siempre podrán ver los documentos, sus datos de creación y la firma digital incorporada, además de la firma manuscrita en el mismo (si se requiriese).  Así, se facilitaría, además, una completa auditoría de cualquier movimiento sobre el contenido. Es decir, es posible fijar quién hizo modificaciones en el documento y cuándo.

Según la consultora Gartner, un 25 por ciento de los contenidos que se almacenan en las compañías nunca se encuentran.  Los sistemas de gestión documental inteligente ayudan, gracias a la indexación, a una pronta localización de la información por parte del usuario. Garantizando así la disponibilidad, inmediatez y acceso de la documentación. 


El 16% de las horas de trabajo se utilizan para la búsqueda de información


Por otra parte, la adquisición de repositorios adecuados para los documentos contribuye a la unificación del proceso de gestión y permite la revisión confiable de la información. Es decir, el usuario puede regular el tratamiento de la información, teniendo así, un control absoluto de acceso a los documentos.

Muchos documentos se crean dentro de la empresa para ser compartidos. Los sistemas de gestión documental facilitan esta tarea. A través de la creación de grupos o con accesos ilimitados al repositorio central, los documentos pueden ser distribuidos de forma interna, potenciando la Comunicación Interna dentro de la empresa. Con esta característica ya no son necesarios activar permisos individualizados por documento. 


¿Y qué pasa con la documentación física que teníamos y la nueva que se genera?  


Sobre esta cuestión estuvimos conversando con Beatriz Cazorla Dorado, Directora de Marketing y Desarrollo de Negocio en Normadat SA: 

“Un software de gestión documental para RRHH útil y eficiente, tiene que tener la capacidad de poder gestionar la información de los empleados en cualquier formato con el fin de tener un expediente completo, accesible, usable y seguro”, nos comentó. 

“Si bien es cierto que la digitalización se ha convertido en punta de lanza de la transformación digital, no es necesario digitalizarlo todo. Existe documentación física que legalmente requiere conservación durante un tiempo determinado, pero es de poco o nulo uso una vez que ha cumplido su objetivo principal. Esa documentación física puede ser externalizada como medida de optimización dentro de los procesos de transformación digital. 

Así es como la integración de funcionalidades tecnológicas para manejar de forma eficiente la documentación nativa digital de los expedientes de recursos humanos se une con la documentación digitalizada (que tiene su original en físico) y con los índices de documentación física que no necesita ser digitalizada, consiguiendo un software de gestión documental para recursos humanos realmente potente, con una visión global y completa”.


Otros aspectos a considerar en un software con Gestión Documental


  1. ¿Cuántos sistemas operativos soporta tu software de gestión documental?  La facilidad para acceder desde cualquier sistema operativo a la documentación que se requiera podría ser otra función a ejecutar por nuestro software. Incluyendo (algo que se nos suele olvidar) los dispositivos móviles que permiten un acceso multi-dispositivo y desde cualquier localización, gracias a la Tecnología PWA. 


  1. ¿Las integración de nuestro software con otros sistemas de gestión empresarial nos resulta ágil y sencilla? Y es que gracias a esta integración la documentación almacenada, el sistema de gestión documental se vinculará al resto de sistemas de la empresa: CRM, ERP, Nóminas, … consiguiendo así que el departamento de Recursos Humanos funcione de manera transversal y más efectiva.



¿Quieres saber más de la Iniciativa Expedite de OpenHR? 



https://www.normadat.es/

https://www.openhr.es/software/gesti%C3%B3n-de-empleados-openhr-core

https://www.ticportal.es/temas/sistema-gestion-documental/que-es-sistema-gestion-documental

https://sisdoc.es/el-valor-de-una-buena-gestion-documental/

https://www.uoc.edu/portal/es/arxiu/gestio-documental/que-es/index.html

https://dataprius.com/gestion-documental.html

http://www.tbs-telecon.es/que-es-gestion-documental

https://www.incentro.com/es-es/nosotros/

https://atsgestion.net/gestion-documental/

https://blog.docunecta.com/funciones-de-la-gestion-documental-dentro-de-la-empresa

https://grupokorporate.com/hacia-una-gestion-documental-mas-completa-eficaz-y-segura/

https://sisdoc.es/captura-de-datos/