Que las vacaciones de sus trabajadores no sean un problema


18 Jul
18Jul

Las temperaturas no son las únicas medidas que se alteran durante los meses de verano. No, en las empresas la llegada del calor suele ser sinónimo de desbarajustes en otra clase de métricas que en ningún otro periodo del año se muestra tan problemática como cuando llegan julio y agosto: los horarios de trabajo. 

Factores como las vacaciones escolares, la jornada continua que muchas empresas implantan o el descanso escalonado de los trabajadores hacen que horarios y turnos sufran bruscos cambios que muy a menudo son difíciles de ajustar, haciendo que lo que normalmente funciona con la precisión de un reloj suizo, se convierta durante el periodo estival en un auténtico quebradero de cabeza para las organizaciones.  

Las vacaciones de los empleados suelen ser uno de los principales problemas. En muchas ocasiones no existe ni un plazo ni un procedimiento marcado para solicitarlas. Cada cual las pide cuándo y cómo le parece oportuno, y esta manera de actuar caótica y descoordinada es una fuente de problemas. Con frecuencia, la falta de comunicación entre los implicados hace que se solapen las vacaciones, de tal manera que compañeros de un mismo departamento o proyecto quieran marcharse al mismo tiempo, cuando lo sensato sería que uno cubriera la ausencia del otro y viceversa. 

Pero incluso cuando los profesionales no trabajan codo con codo, no conocer el “mapa vacacional” de la organización puede acarrear retrasos e incidencias en la marcha de un proyecto. Ocurrirá, por ejemplo, cuando para su avance se necesita la participación de colegas de otras áreas funcionales. El trabajador marca la extensión del compañero para recordarle que necesita su informe técnico para poder proseguir el trabajo y se encuentra con la desagradable sorpresa de que está de vacaciones hasta el 1 de septiembre. Nadie le había avisado. 

Pero aún puede ser peor. Porque si la unanimidad en el periodo del año que se elige para reponer fuerzas es generalizada para toda la empresa, nos podemos encontrar con que no quede nadie para atender a los clientes. 

A vueltas con los turnos

El periodo estival también es especialmente delicado en aquellos trabajos en los que se trabaja a turnos.  Las rutinas que rigen el sistema durante el resto del año saltan por los aires. Hay compañeros que no están, y los que se quedan tienen problemas para llegar a todas esas horas que dejan sin cubrir los que se han ido a la playa. El ocasional mercadeo de turnos entre colegas para cubrir asuntos personales se convierte en habitual en julio y agosto, transformando la elaboración del cuadrante en un intrincado jeroglífico solo apto para grandes maestros del ajedrez. 

Los horarios en verano también cuentan con un enemigo silencioso que opera más allá de la sede corporativa de las empresas: las vacaciones escolares. Desde finales de junio, los trabajadores que son padres de niños en edad escolar tienen que hacer auténticos juegos malabares para “colocar” a sus hijos antes de poder marcharse a cumplir con sus deberes laborales. Comienza entonces un juego de encaje de bolillos en el que intervienen abuelos, tíos, campamentos de verano y otras soluciones improvisadas que no siempre encajan al 100% con los horarios de trabajo, lo que obliga a las empresas a ser más flexibles en cuanto a horarios de entrada y salida e introduce un inesperado plus de estrés en los trabajadores. 

Por si fuera poco, la nueva ley de control horario viene a añadir otro elemento distorsionante en esta ya de por sí compleja ecuación. Todo ello hace que si los horarios de trabajo son ya un factor logístico de enorme complejidad para las compañías durante el resto del año, en los meses de verano su importancia sea critica. 

Por eso, resulta de vital importancia para empresas y trabajadores contar con herramientas que les faciliten gestionar y conocer los horarios de la plantilla de un modo visual y operativo. Herramientas como OpenHR permiten comunicar y solicitar en tiempo real, desde el móvil y de manera coordinada con el resto del equipo y departamentos, un cambio de turno, una baja médica o las vacaciones. Además, todo el mundo -o las personas a las que la empresa considere oportuno dar permiso para ello– tiene acceso visual a esa información, de tal manera que puede conocer gráficamente cuándo un compañero va a estar ausente, por qué motivo y quién está a cargo de sus asuntos durante su ausencia. 

El sistema reduce atascos de trabajo, inoperancias y hace que todo fluya de un modo más racional y ágil. Se evita, además, que los clientes se vean salpicados por la falta de planificación de la empresa - con la imagen de poca profesionalidad que suelen proyectar este tipo de incidencias -  y se palía el efecto pernicioso de la frustración que sienten los propios trabajadores cuando tropiezan con un problema que podría haber sido fácilmente evitado con una mayor y mejor comunicación.